Saúde do estoque: separar o produto encalhado do produto que faltou
Numa distribuidora do mercado de impressão, o índice de giro sozinho não dizia se um produto estava parado, em falta ou só começando a vender. Criei uma classificação em quatro níveis que cruza cinco sinais de cada produto e automatizei o cálculo em Excel e VBA.
Um produto com poucas vendas pode estar encalhado, ter ficado sem estoque, ser novo ou ter poucos compradores. Olhando só o giro, todos parecem iguais, e a decisão de compra ou de ação comercial sai errada.
Investiguei como o giro do relatório era calculado, montei uma base com vendas e estoque mês a mês e defini as regras dos quatro níveis, com o giro como eixo principal.
Regras dos quatro níveis aprovadas e uma macro que classifica cada produto ao lado da classificação original do relatório, para comparar as duas.
Quatro níveis de saúde
Cada produto com estoque disponível recebe um nível. O nível diz onde agir primeiro.
Saudável
Vende com frequência, para vários clientes, com estoque na medida.
Atenção
Algum sinal de risco: venda mais lenta, estoque crescendo ou poucos compradores.
Encalhado
Perdeu velocidade e tem estoque para muito tempo, mas ainda dá para recuperar.
Crítico
Quase sem movimento e sem compradores. Pede decisão, não espera.
Na prática: cinco produtos, cinco histórias
Reconstrução ilustrativa da planilha, com produtos e situações fictícios. Toque em classificar e depois num produto para ver por que ele ficou naquele nível. O último mostra a regra que evita o falso encalhe.
Toque em Classificar para a macro preencher a última coluna.
Toner preto: Verde
Todos os sinais apontam para o mesmo lado: gira bem, vende toda semana para muitos clientes e o estoque cobre o tempo certo. Nada a fazer além de manter a reposição.
Cartucho colorido: Amarelo
Gira bem e não está sobrando, mas depende de poucos compradores. Se um deles parar de comprar, o produto encalha. Vale acompanhar antes que o problema apareça.
Cilindro: Vermelho
Perdeu velocidade, está há meses sem vender e tem estoque para muito tempo. Ainda tem clientes que conhecem o produto, então dá para recuperar com ação comercial antes de virar roxo.
Papel fotográfico: Roxo
Quase não gira, ninguém comprou no período e o estoque daria para muito tempo. É o grupo de criticidade extrema: precisa de decisão, como uma ação de saída ou uma negociação com o fabricante.
Unidade fusora: Ruptura, não encalhe
Está há semanas sem vender, mas não tinha estoque nos meses anteriores: o cliente não comprou porque não havia o que comprar. Por isso o tempo sem venda não conta contra o produto, e o nível sai dos outros sinais. Sem essa regra, ele seria marcado como encalhado e poderia até deixar de ser comprado.
Como eu construí
Toque em cada etapa para ver o detalhe.
Entender o giro antes de usar
Abri a conta do índice de giro do relatório do Qlik Sense para saber o que ele mede de verdade.
Investiguei quais movimentos entravam no cálculo, o período usado e como o estoque médio era formado, e conferi o comportamento do saldo no Kardex. Também separei o giro em vezes de um índice percentual e decidi não descartar valores acima de 100%, que o relatório produz.
Montar a base certa
Do relatório de 44 colunas, fiquei com o que decide a classificação.
Fabricante, linha, produto, giro, vendas e estoque de cada mês, estoque vendável, cobertura em dias, clientes, última compra e última venda. Os outros campos não foram descartados, só saíram do caminho da regra.
Não confundir zero com vazio
No relatório, o hífen quer dizer "sem registro", e zero quer dizer zero.
Tratar os dois como iguais distorce médias e datas. A regra preserva o zero como dado real e trata o hífen como ausência de informação.
Separar encalhe de falta de estoque
Produto sem estoque disponível não entra na classificação de risco.
E o tempo sem venda só conta contra o produto se ele tinha estoque nos meses anteriores. Assim, uma ruptura não vira um falso encalhe.
Regras dos quatro níveis
Comecei pelo amarelo e depois defini verde, vermelho e roxo.
O giro é o eixo principal, mas nenhum sinal decide sozinho: cobertura, última venda, clientes e estoque histórico entram com pesos próprios, para um número isolado não mudar o diagnóstico.
Automatizar em VBA
Uma macro classifica cada produto e escreve o resultado na mesma linha.
A classificação original do relatório fica intacta, ao lado da calculada, para comparar as duas. A macro localiza sozinha os meses de estoque mais recentes pelo título da coluna, para servir aos relatórios dos meses seguintes.
Meu papel
O que eu fiz
- Identifiquei o problema: o giro sozinho não explicava a saúde do estoque
- Investiguei o cálculo do índice de giro e o histórico de saldos
- Defini os sinais, as regras e os quatro níveis da classificação
- Montei a base e automatizei a classificação em Excel e VBA
Ferramentas
- Relatórios do Qlik Sense e Kardex como fonte de dados
- Excel com fórmulas avançadas para a base e as regras
- VBA para aplicar a classificação a cada novo relatório
As faixas e os pesos de cada nível ficam fora desta página. Eu mostro a metodologia completa numa conversa.